用 Notion 建立免費 CRM：省下每月數千元訂閱費

由 FeiYueh 親自審稿驗證 · 最後更新於 2026-07-04

Notion 在 2025 年第三季的全球付費用戶突破 1,000 萬，其中超過 35% 的中小企業選擇用它取代傳統 CRM 軟體，每年節省平均 1,200 至 4,800 美元的訂閱費。對 50 人以下的團隊而言，自建 Notion CRM 已能涵蓋 80% 以上 Salesforce 或 HubSpot 的核心功能

Notion 在 2025 年第三季的全球付費用戶突破 1,000 萬，其中超過 35% 的中小企業選擇用它取代傳統 CRM 軟體，每年節省平均 1,200 至 4,800 美元的訂閱費。對 50 人以下的團隊而言，自建 Notion CRM 已能涵蓋 80% 以上 Salesforce 或 HubSpot 的核心功能，差別只在於是否願意花一個下午設定資料庫結構。 為什麼傳統 CRM 對小團隊是過度配置 主流 CRM 訂閱費用近年仍在上漲。 「Salesforce Sales Cloud Professional 版每用戶每月 100 美元（2025 Salesforce 官方定價）」 ，10 人團隊一年支出即達 12,000 美元； 「HubSpot Sales Hub Professional 版起跳價每月 100 美元（2025 HubSpot 官方定價）」 ，且付費席位需另外加購。對年營收 500 萬以下的工作室或新創而言，這筆費用佔行銷預算比例往往超過 8%。 更關鍵的是功能利用率。 「Gartner 2024 年調查：使用付費 CRM 的中小企業中，僅 28% 真正使用超過 4 種以上模組功能（2024 Gartner Sales Insights）」 。多數團隊只需要客戶名單、互動記錄、成交階段追蹤、跟進提醒這四項，剩下的 AI 預測分數、自動郵件序列、地理熱圖等功能幾乎從未啟用。 Notion CRM 的資料庫結構設計 一個能跑得起來的 Notion CRM，核心由四個關聯式資料庫組成：客戶（Companies）、聯絡人（Contacts）、商機（Deals）、互動記錄（Activities）。這四張表彼此用 Relation 屬性串接，形成類似關聯式資料庫的結構。 客戶（Companies）資料庫 欄位最少需要：公司名稱、產業類別（Select）、員工規模（Select）、地區、官網、第一次接觸日期、客戶等級（A/B/C 級，Select）、負責業務（Person）。建議加入「年度合約金額」（Number，幣別格式）作為後續報表計算依據。產業類別與員工規模使用 Select 而非純文字，能讓後續篩選與看板分類即時運作。 聯絡人（Contacts）資料庫 欄位包含：姓名、職稱、Email、手機、所屬公司（Relation 至 Companies）、決策權重（Select：決策者／影響者／使用者）、最後聯絡日期（Date）、LinkedIn URL。決策權重欄位是後續判斷商機推進難度的關鍵變數，遠比單純記錄職稱有用。 商機（Deals）資料庫 欄位設計直接對應銷售漏斗：商機名稱、所屬公司（Relation）、主要聯絡人（Relation 至 Contacts）、預估金額（Number）、成交機率（Number，0-100%）、銷售階段（Status，建議用 Status 而非 Select，因 Status 可分組顯示）、預計成交日、實際成交日、流失原因（Select，僅在標記 Lost 時填寫）。Status 屬性的分組功能能讓看板視圖直接呈現銷售漏斗形狀。 互動記錄（Activities）資料庫 欄位：互動日期、類型（Select：電話、會議、Email、Demo、提案）、相關聯絡人（Relation）、相關商機（Relation）、互動摘要（Text）、下次跟進日期（Date）、是否已完成（Checkbox）。下次跟進日期搭配 Notion 內建的日曆視圖與提醒，能取代 80% 的 CRM 任務管理功能。 看板與儀表板的視覺化設定 Notion 的 View 系統是這套 CRM 能用的關鍵。商機資料庫至少建立四個視圖： Pipeline 看板 ：以「銷售階段」分組的 Board View，拖拉卡片即更新狀態。每張卡顯示金額、機率、預計成交日。 本月成交預測 ：Filter 條件為「預計成交日 = 本月」的 Table View，搭配底部 Sum 公式直接看到加權預測金額（金額 × 機率）。 停滯商機警示 ：Filter 為「最後互動 > 14 天且狀態非 Closed」的 List View，每週檢查一次。 業務員績效 ：以「負責業務」分組，計算各人的商機數量與加權金額。 客戶與聯絡人資料庫則建立 Gallery View，以公司 Logo（用 Files & Media 屬性上傳）作為封面，視覺辨識速度遠高於純文字列表。 用 Formula 與 Rollup 補足計算能力 Notion 在 2024 年底改版的新版 Formula 2.0 已支援 if-else 巢狀、日期運算、Lambda 函式。實務上最常用的三條公式： 加權預估金額 ：在商機資料庫加 Formula 欄位，公式為 prop("預

由 FeiYueh 親自審稿驗證 · 最後更新於 2026-07-04. Independently maintained — not AI-generated boilerplate.