Microsoft 365 隱藏功能：你可能不知道的 10 個進階技巧

由 FeiYueh 親自審稿驗證 · 最後更新於 2026-06-27

Microsoft 365 在 2026 年仍是全球企業生產力工具的主導者，「Microsoft 365 商業版付費席次達 4.3 億（2025 Microsoft FY25 Q4 財報）」，但根據 「Gartner 調查指出企業員工平均僅使用 Microsoft 365 全部功能的 22%（2025 Gartner

Microsoft 365 在 2026 年仍是全球企業生產力工具的主導者， 「Microsoft 365 商業版付費席次達 4.3 億（2025 Microsoft FY25 Q4 財報）」 ，但根據 「Gartner 調查指出企業員工平均僅使用 Microsoft 365 全部功能的 22%（2025 Gartner Digital Workplace Report）」 。本文整理 10 個被嚴重低估的進階功能，涵蓋 Excel、Word、Outlook、Teams 與 OneNote，每個技巧都附帶實際操作步驟，能在當天就導入工作流程。 一、Excel：用 LAMBDA 函式建立可重用的自訂公式 LAMBDA 是 Excel 365 自 2022 年正式釋出後最被低估的功能，能讓使用者把重複的公式邏輯封裝成具名函式，無須再依賴 VBA。傳統做法是把長串巢狀 IF/INDEX/MATCH 公式複製到每個儲存格，維護成本高且容易出錯。 LAMBDA 的語法為 =LAMBDA(參數1, 參數2, 計算式) ，搭配「名稱管理員」即可在整個活頁簿中呼叫。舉例：建立 稅後金額 函式，定義為 =LAMBDA(price, rate, price*(1-rate)) ，之後在任何儲存格輸入 =稅後金額(1000, 0.05) 即可回傳 950。 適合的應用場景 財務報表中的折舊計算、台幣外幣轉換 HR 人事薪資的稅級計算（不同級距套用不同稅率） 銷售團隊的佣金分潤公式（依達成率階梯式計算） 搭配 2024 年新增的 LET 函式可進一步把中間變數命名，讓公式邏輯像程式碼一樣清晰。 官方 LAMBDA 文件 提供完整參數說明與範例。 二、Word：使用「研究員」（Researcher）功能直接從 Word 內查證資料 Word 內建的「參考資料 → 研究員」功能可直接從 Bing 知識圖譜抓取可信來源，並自動產生引用註腳。多數使用者仍在瀏覽器分頁來回切換貼上資料，導致引用格式錯亂、來源遺失。 啟動方式：在 Word 文件中點擊「參考資料」→「研究員」→ 輸入查詢關鍵字。系統會回傳維基百科、學術期刊、新聞媒體等分類結果。點擊任一段落右上角的「+」即可插入內文，並自動新增 APA、MLA 或 Chicago 格式的引用。 2025 年微軟把研究員與 Microsoft Copilot 整合，現在可以用自然語言下指令：「找出 2024 年台灣電動車市場的三份權威研究報告」，系統會優先回傳官方統計與研究機構資料，而非部落格或論壇連結。 三、Outlook：使用「My Day」與排程功能批次處理郵件 Outlook 在 2025 年 Q3 把日曆、待辦事項、郵件整合進「My Day」側邊面板， 「微軟內部數據顯示啟用 My Day 的使用者每週節省 2.3 小時郵件處理時間（2025 Microsoft Tech Community）」 。 三個立即提升效率的設定 排程傳送 ：撰寫郵件後，按「傳送」旁的下拉箭頭，選擇「排程傳送」。可避免在凌晨或假日打擾收件人，也能避免一時情緒下發出的郵件。 稍後再讀（Snooze） ：右鍵點擊郵件 → Snooze → 選擇時間。郵件會在指定時間重新出現在收件匣最上方。 規則自動分類 ：「常用設定 → 規則」可建立條件式自動分類。例如把所有「報名通知」「電子報」自動移到指定資料夾，僅保留主管和客戶郵件在主收件匣。 四、Teams：使用 Loop 元件做即時協作 Loop 元件是 Teams 聊天訊息中可即時多人編輯的迷你文件，在輸入訊息列點擊 Loop 圖示即可選擇清單、表格、任務、進度條等格式。所有參與者可同步編輯，內容自動儲存到雲端。 對比 Google Docs，Loop 元件最大的差異是它直接嵌入在聊天串中，不需切換到獨立分頁。會議中需要快速整理待辦事項或會議結論時，Loop 元件比建立 Word 文件再分享連結快上許多。 常用情境 跨部門專案的「責任分工表」即時更新 客戶會議結束後立即建立「行動項目清單」 產品團隊的「Bug 追蹤表」放在頻道中持續更新狀態 五、OneNote：使用「立即會議」搭配「會議詳細資料」自動整理筆記 OneNote 在企業使用率被嚴重低估， 「Statista 2025 年資料指出僅 31% 的 Microsoft 365 使用者每月開啟 OneNote 一次以上（2025 Statista Office Software Usage Report）」 ，但它的「會議詳細資料」功能可一鍵把 Outlook 行事曆中的會議資訊（標題、時間、與會者、議程）匯入筆記頁面。 使用方式：在 OneNote 頁面中點擊「常用 → 會議詳細資料」→ 選擇今日會議。系統會自動產生包含與會者清單與

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